Mengadakan event dalam waktu yang dekat memang sangat tidak mudah. Kita pasti dituntut untuk agar event yang kita buat harus berjalan dengan lancar tanpa harus mengundang jasa event organizer. Yang kita butuhkan adalah rencana yang sudah matang dan kerja tim yang baik agar event yang kita ingin adakan berjalan dengan lancar. Menjadi event organizer atau creator yang hebat memang butuh jam terbang yang tinggi. Semakin banyak pengalaman, semakin banyak juga pelajaran yang bisa kamu ambil.

Berikut adalah tips- tips agar event yang kamu adakan menjadi event yang sukses.

1.    Menyusun tema dan konsep
Menyusun tema dan konsep adalah suatu yang menjadi faktor utama dalam menentukan kesuksesan suatu event. Konsep yang menarik dan unik akan memberikan kesan tersendiri bagi yang terlibat dalam event tersebut. Kalian perlu melakukan pertukaran ide dan pendapat bersama dengan anggota tim yang akan terlibat dalam event tersebut. Kita perlu meminta pendapat atau ide kepada setiap anggota dan melakukan voting untuk ide konsep yang akan digunakan dalam event nanti. Hal ini dilakukan agar semua anggota tim merasa terlibat dalam event yang akan di buat dan membuat kerja sama tim semakin kuat.

2.    Pembagian tugas kepada setiap anggota tim
Jika tema atau konsep event sudah ditentukan, selanjutnya adalah membentuk kepanitiaan event. Bagi lah panitia dalam beberapa kelompok dan pastikan setiap kelompok panitia sudah mendapatkan tugasnya masing- masing, jangan sampai ada anggota yang lain mengalami kendala dalam menjalankan tugas dan perannya. Dan sebaiknya membagi tugas kepada setiap anggota tim dengan benar dan sesuai dengan minat mereka agar mereka dapat menjalankan tugas mereka tanpa beban dan bertanggung jawab pada tugas yang sudah diberikan. Sebaiknya memberikan deskripsi tugas diberitahukan lewat briefing maupun lewat dokumen tertulis agar anggota tidak kebingungan dan bertanya- Tanya apa yang harus mereka lakukan.

3.    Anggaran dana
Membuat event sudah dipastikan akan banyak memerlukan dana yang cukup besar. Oleh karena itu kita perlu melakukan budgeting agar kita mengetahui gambaran biaya yang akan dibutuhkan untuk event tersebut. Buatlah list apa saja yang diperlukan, mulai dari perlengkapan yang harus dibeli hingga perhitungan harga tempat yang ingin di sewa untuk menyelenggarakan event tersebut. Kalian juga perlu melakukan survey ke tempat yang akan sewa untuk event nanti. Mulai dari kapasitas kursi yang tersedia apakah akan sesuai dengan event yang dibuat nanti, hingga lokasi tempat tersebut apakah mudah untuk dijangkau. Apalagi kalau ingin mengadakan event di pusat kota, pasti akan memerlukan lokasi yang mudah untuk dijangkau dan mempertimbangkan apakah di tempat tersebut dan di lokasi tersebut orang lain akan menghadiri event atau tidak karena terhalang oleh lokasi dan tempat yang tidak mendukung.

4.    Rencanakan rundown dari jauh- jauh hari
Sangat banyak orang melakukan kesalahan karena cenderung membuat rundown saat sudah mendekati hari H. pasti hal itu akan membuat event yang kamu buat akan berantakan saat hari H karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim. Agar semua anggota tim memahami susunan acara dan alur acara sebaiknya kalian perlu melakukan rundown agar seluruh anggota tim dapat mengetahui alur dari event yang akan di gelar dan sudah melakukan persiapan yang matang.

5.    Buat timeline
Timeline juga menjadi suatu hal yang sangat penting dalam mengadakan event untuk mengontrol persiapan yang sudah dilakukan, apakah setiap anggota tim sudah melakukan kewajibannya, apa saja yang masih menjadi kendalanya, sedauh seberapa matang untuk persiapan event nya nanti dan sebagainya. Buatlah list apa saja yang harus dilakukan dan mengatur deadlinenya. Guna dari pemberian deadline ini bukan untuk memberi beban atau untuk menekan setiap anggota tim, namun untuk memastikan bahwa setiap anggota tim tidak menunda kewajiban mereka karena banyak membuang waktu. Dan perlu juga melakukan follow up kepada setiap anggota tim, apa saja yang sudah mereka lakukan dan apa saja yang menjadi masalah dalam melakukan tugas mereka.

6.    Tentukan target yang hendak dicapai
Target atau tujuan merupakan inti dari sebuah acara. Tanpa tujuan yang jelas, sebuah event tak memiliki makna dan tidak memiliki manfaat apapun. Jadi kalian sangat perlu untuk menentukan target dan tujuan kalian dalam membuat event.

7.    Menentukan media promosi
Acara yang sudah bagus dengan konsep yang menarik tidak akan dapat diketahui oleh orang jika tidak disebarkan. Oleh karena itu, media promosi santa diperlukan untuk menyampaikan event apa yang hendak kalian selenggarakan. Sangat banyak media promosi yang bisa dimanfaatkan untuk mengiklankan event kalian seperti surat kabar, majalah, radio, internet, maupun brosur. Dan sebaiknya memilih media partner yang tepat dan tidak sembarangan. Agar audiens media partner memiliki kesamaan demografis maupun psikografis dengan audiens yang dituju oleh penyelenggara event.

8.    Menyediakan Plan A dan Plan B
Jika perencanaan sudah sangat matang, tapi hanya karna tempat yang sudah di sewa untuk event tidak memungkinkan yang menyebabkan acar event menjadi batal pastinya kita semua tidak ingin hal itu terjadi. Oleh karena itu, sebaiknya kita tidak lupa untuk menyiapkan beberapa rencana cadangan. Jadi saat Plan A tidak dapat dilaksanakan kalian masih memiliki plan B.

9.    Tentukan pengisi acara dari event kalian
Pengisi acara sangat tergantung pada tema dan konsep kegiatan yang akan dilaksanakan. Untuk mendapatkan pengisi acara, maka kalian perlu mengundang pengisi acara tersebut dari jauh-jauh hari. Agar kalian dapat mengetahui apakah pengisi acara tersebut bisa hadir pada saat acara event berlangsung atau tidak dapat hadir.

10. Kerja sama antar setiap anggota tim
Konsep event sudah sangat menarik dan perencanaannya pun sudah matang, tempat pun sudah sangat strategis. Itu semua tidak akan berarti apa-apa jika tidak adanya kerja sama yang baik antara setiap anggota tim. Kerjasama dalam anggota tim menjadi elemen terpenting untuk menentukan kesuksesan dalam sebuah event. Karena itu, pastikan komunikasi antar sesama anggota tim berjalan dengan baik, jangan sampai karena kurangnya komunikasi mengakibatkan kesalahpahaman bagi setiap anggota tim. Komunikasi juga sangat diperlukan pada saat acara berlangsung untuk mempermudah setiap anggota tim yang ditugaskan di titik-titik yang jauh.

11. Evaluasi setelah pelaksanaan event
Suatu hal yang sering dilewatkan dalam penyelenggaraan event yaitu mengadakan evaluasi. Padahal, evaluasi sangat diperlukan sebagai bahan masukan dan pertimbangan agar event yang akan dilaksanakan di kemudian hari bisa lebih sukses. Lewat evaluasi, kalian bisa mengetahui kelemahan- kelemahan yang terjadi selama acara berlangsung dan memperbaiki kelemahan tersebut agar tidak terulang di acara event selanjutnya.

Sebagai event organizer atau creator, penting banget nih untuk punya sifat supel dan fleksibel. Secara, kamu bakal banyak koordinasi dan interaksi dengan berbagai vendor. Di sini dibutuhkan kemampuan nalar dan negosiasi yang lihai supaya bisa mendapatkan vendor yang sesuai ekspektasi. Kalau kamu supel, akan lebih banyak kesempatan untuk melebarkan relasi vendor.